kỹ năng giao tiếp luôn được các nhà tuyển dụng chú trọng khi tìm kiếm ứng viên. Do đó Sự tương tác tốt sẽ giúp tạo lập mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn với mọi người xung quanh nênluôn được những nhà tuyển dụng chú trọng khi tìm kiếm ứng viên. Do đó kỹ năng và kiến thức giao tiếp tốt sẽ là một phần giúp bạn tìm kiếm việc làm được thuận tiện hơn. Vậy kiến thức và kỹ năng giao tiếp là gì ? Cách cải tổ kỹ năng và kiến thức giao tiếp chuyên nghiệp với người mua trong kinh doanh thương mại ? Tất cả sẽ có trong bài viết sau đây của 123J ob !
I. Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong thời đại ngày nay, đó là một tập hợp những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hằng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả, thuyết phục. Trong bộ kỹ năng này có rất nhiều kỹ năng nhỏ khác như kỹ năng lắng nghe, kỹ năng thấu hiểu, kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ thể, kỹ năng sử dụng ngôn từ, âm điệu… Để có được kỹ năng giao tiếp tốt đòi hỏi người sử dụng phải thực hành thường xuyên, áp dụng vào mọi hoàn cảnh mới có thể cải thiện tốt kỹ năng giao tiếp của mình.
.jpg)
Kỹ năng giao tiếp là gì ?
II. Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc
Giao tiếp trong việc làm được biểu lộ ở nhiều góc nhìn gồm có giao tiếp bằng thư từ, bằng ngôn từ khung hình, bằng lời nói, bằng văn bản, … Vậy tầm quan trọng của kỹ năng và kiến thức giao tiếp trong việc làm được biểu lộ đơn cử như thế nào ?
1. Kỹ năng giao tiếp thúc đẩy hiệu suất công việc và tạo những đội nhóm mạnh
Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu để đạt sự thành công khi làm việc. Có kỹ năng giao tiếp tốt, những thông tin mà bạn truyền đạt tới đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên đều được diễn ra suôn sẻ, từ đó kế hoạch công việc sẽ được thực hiện hiệu quả cao. Nhất là khi các công việc đều cần có sự hợp tác, làm việc nhóm giữa các thành viên, vì vậy, nếu không có kỹ năng giao tiếp khéo léo, thông điệp bạn muốn truyền tải rất dễ bị hiểu sai, không đồng nhất được nên có thể dẫn tới hiệu suất làm việc khó được như ý muốn.
Kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố tạo nên những đội, nhóm mạnh trong công ty để cùng nhau phát triển. Bởi sự đoàn kết giữa các thành viên sẽ khiến cho các buổi thảo luận trở nên sôi động, họ sẽ đưa ra nhiều ý kiến, tham khảo và xem xét để cùng đưa ra giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Mà với hiệu suất công việc cao, có những thành viên giỏi, đội nhóm mạnh thì doanh nghiệp sẽ đạt được những thành tựu lớn và phát triển tích cực hơn.
2. Kỹ năng giao tiếp tốt gia tăng cơ hội thăng tiến trong công việc
Ngoài kỹ năng và kiến thức chỉ huy thì một người quản trị tiếp đón chức vụ cao không hề thiếu được kỹ năng và kiến thức ứng xử. Nhờ có kiến thức và kỹ năng giao tiếp tốt mà quản trị hoàn toàn có thể nhận được sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên cấp dưới. Đặc biệt, với năng lực của mình, quản trị hoàn toàn có thể hiểu rõ về thế mạnh của nhân viên cấp dưới để giao trách nhiệm tương thích và hướng dẫn họ thực thi nhằm mục đích tăng hiệu suất cao chung của dự án Bất Động Sản / kế hoạch. Chính thế cho nên, có kiến thức và kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là lợi thế để bạn tiếp đón những chức vụ cao, lan rộng ra mối quan hệ với nhiều người không chỉ là nhân viên cấp dưới công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác chiến lược khác trong việc làm .
III. Phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
1. Biết cách lắng nghe
Chúng ta biết rằng một cuộc trò chuyện tuyệt vời là khi mọi người lắng nghe nhau và cùng san sẻ. Lắng nghe cũng đồng thời là cách biểu lộ sự tôn trọng đối phương, là cách bày tỏ sự đồng cảm khi nghe câu truyện họ san sẻ làm chúng trở nên mê hoặc hơn và liên kết mọi người thuận tiện hơn .
Biết cách lắng nghe
2. Tránh nói ậm ừ
Những từ dư thừa như “ à, ừ ” đã tố cáo sự lo ngại, bồn chồn hay không nắm rõ thông tin của bạn đặc biệt quan trọng trong những buổi thuyết trình, sự ậm ừ sẽ khiến mọi người nhìn nhận thấp bạn. Việc sử dụng những từ ngữ này không làm lời nói của bạn giá trị mà còn giảm tính thuyết phục, thiếu chuyên nghiệp. Bạn cần hạn chế tối đa thêm những từ đó trong cuộc trò chuyện của mình, hãy quên chúng đi để cuộc trò chuyện của bạn trở nên tự tin và tự nhiên hơn .
3. Nói đúng trọng tâm tránh vòng vo
Kỹ năng giao tiếp tốt là khi được hỏi, hãy trả lời thẳng thắn, trực tiếp, tránh vòng vo làm người nghe không biết đâu là mấu chốt của vấn đề. Bạn có thể dành vài giây suy nghĩ nhưng đừng trả lời một cách vòng vo, đi ra ngoài chủ đề cuộc đối thoại. Hãy nói một cách trực tiếp để chứng tỏ sự tự tin của mình cũng như thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối phương.
4. Nói chuyện rõ ràng, mạch lạc
Nói chuyện rõ ràng, mạch lạc là chìa khóa giúp cải tổ kỹ năng và kiến thức giao tiếp của bạn. Hãy tập trung chuyên sâu nói một cách rõ ràng và chậm rãi, đủ lớn để mọi người hoàn toàn có thể nghe thấy bạn. Biểu hiện của bạn cũng cần tương thích với ngôn từ bạn sử dụng và mọi người sẽ có năng lực liên kết với bạn và hiểu rõ nội dung hơn. Một trong những yếu tố hoàn toàn có thể cải tổ kỹ năng và kiến thức ứng xử là bạn luôn phải nói rõ ràng tránh nói lí nhí vì đó tín hiệu của sự thiếu tự tin làm người nghe cảm thấy không dễ chịu. Hãy tự tin ngẩng cao đầu, trò chuyện một cách rõ ràng, âm lượng vừa đủ người nghe để tạo sức hút cho riêng bản thân .
5. Hiểu được sức mạnh của nụ cười
Mỉm cười là một biểu lộ văn minh, cũng là bộc lộ sức mạnh hoặc truyền đạt thông tin. Ai giữ được nụ cười trên môi, chứng tỏ trong lòng họ còn có niềm tin và kỳ vọng vào đời sống. Một nụ cười trong giao tiếp sẽ tạo cho họ thiện cảm, xóa bỏ dần những chướng ngại về tâm ý. Chính nụ cười sẽ là chìa khóa thiết kế xây dựng cho bạn thêm một hay thậm chí còn là nhiều mối quan hệ xã hội mới .
6. Tận dụng khả năng giao tiếp của mắt
Ánh mắt cũng là một trong những năng lực giao tiếp, là kiến thức và kỹ năng mà mỗi người nên trau dồi, bởi ánh mắt hoàn toàn có thể bộc lộ sự tự tin, quả quyết và đồng cảm. Người đối lập sẽ biết bạn có tự do, tự tin và nắm được yếu tố trong cuộc trò chuyện hay không trải qua ánh mắt của bạn .
7. Tạo sự thân mật khi nói chuyện
Những cuộc trò chuyện thành công xuất sắc là những cuộc chuyện trò mang lại cảm xúc như một cuộc trao đổi thân tình chứ không phải như một cuộc thẩm vấn. Sự thân thương được tạo ra từ chính thái độ của bạn nên cần chú ý tránh gây ra hiểu nhầm không đáng có .
8. Sử dụng ngôn ngữ cơ thể hiệu quả
Ngôn ngữ cơ thể (body language) là yếu tố được nhắc nhiều nhất khi thể hiện kỹ năng giao tiếp. Theo Susan Constantine, một chuyên gia về ngôn ngữ cử chỉ, 90% giao tiếp của chúng ta là phi ngôn ngữ. Còn theo Giáo sư Đại học Harvard – Amy Cuddy – khẳng định, vị trí các bộ phận trên cơ thể con người có thể gây ra phản ứng hóa học, giúp bản thân cảm thấy tự tin hơn khi giao tiếp đồng và tác động mạnh đến người nghe. Chính vì vậy, hãy chú ý tới ngôn ngữ cử chỉ của bạn. Thói quen sử dụng ngôn ngữ cơ thể khi nói chuyện cũng là cách hữu hiệu giúp bạn cải thiện kỹ năng giao tiếp.
Body Language
9. Luyện tập thường xuyên
Dù bạn là người có bản năng thì việc tập luyện tiếp tục không khi nào là thừa, ngay cả khi bản thân không thấy tự tin cũng cần phải mạnh dạn rèn luyện. Bạn phải tự thoát khỏi cái ngưỡng bảo đảm an toàn do bản thân mình đặt ra để tiến tới những điều tích cực. Thói quen rèn luyện liên tục không chỉ trong giao tiếp mà bất kể trường hợp nào đều là tín hiệu tích cực giúp bạn tiến gần tới thành công xuất sắc hơn .
10. Quan tâm đến cảm xúc người khác
Để cải tổ kiến thức và kỹ năng giao tiếp không hề bỏ lỡ việc chăm sóc đến xúc cảm của đối phương. Bạn không hề cứ liên tục giao tiếp trong khi đối phương không có hứng thú với cuộc trò chuyện của bạn, hay nói cách khác là không muốn tiếp. Cảm xúc tích cực báo hiệu bạn nên liên tục đi theo khunh hướng giao tiếp đó, còn ngược lại là thái độ hờ hững, không chăm sóc thì việc của bạn là nên chuyển qua hướng khác hoặc dừng lại cuộc giao tiếp ở đây .
11. Động viên khích lệ đúng lúc
Trong trường hợp cuộc trò chuyện gồm có những niềm vui hay nỗi khổ thì một cá thể giao tiếp hiệu suất cao sẽ là người có những lời động viên hay khuyến khích đúng lúc đúng thời gian. Nhất thiết phải dùng tương thích, đúng thực trạng nếu không sẽ biến bạn từ một con người hoạt ngôn sang vô duyên đấy nhé !
12. Giải quyết xung đột một cách khéo léo
Không tránh khỏi những xung đột trong quy trình giao tiếp tuy nhiên vẫn cần phải xử lý chúng. Trường hợp này lại càng nhu yếu sự khôn khéo hơn khi nào hết. Bạn đưa ra những lời lẽ hài hòa và hợp lý, đi vào lòng người sẽ làm giảm tính stress của yếu tố, thế nhưng có ý tốt mà không diễn đạt được lại như đổ thêm dầu vào lửa .
IV. Kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp với khách hàng trong kinh doanh
Các kỹ năng giao tiếp hiệu quả đã được chúng tôi đề cập ở mục trên, thế nhưng giao tiếp thông thường và giao tiếp trong kinh doanh không hề giống nhau. Nếu bạn có thể sử dụng những câu nói xã giao, những câu nói dí dỏm để nói chuyện với gia đình, bạn bè và đồng nghiệp thì trong kinh doanh bạn không thể sử dụng ngôn ngữ giao tiếp như vậy. Ngoài những kỹ năng cơ bản như mục trên thì sau đây là một số kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệpvới khách hàng trong kinh doanh:
1. Cười và chào đối tác một cách thân thiện
Khi gặp đối tác chiến lược, bạn không nên giữ một vẻ mặt nghiêm nghị mà hãy nở một nụ cười và tiến lại gần chào họ theo cách thân thiện. Thái độ stress và khuôn mặt nghiêm trọng càng làm cho yếu tố khó khăn vất vả hơn, những bản hợp đồng và thương vụ làm ăn làm ăn đã đủ làm tất cả chúng ta căng thẳng mệt mỏi rồi nên hãy để sự giao tiếp được tự do nhất hoàn toàn có thể nhé .
2. Sử dụng ngôn ngữ chuẩn mực và chính xác
Trong kinh doanh thương mại cần đặc biệt quan trọng quan tâm đến việc sử dụng ngôn từ bởi nó quyết định hành động đến doanh nghiệp. Không phải cứ nói nhiều mới bộc lộ bạn là người hiểu biết hay làm chủ cuộc trò chuyện, mà bạn cần biết khi nào cần nói và khi nào không. Ngôn ngữ giao tiếp trong kinh doanh thương mại cũng phải nhã nhặn và sang chảnh hơn những cuộc trò chuyện thông thường khác .
3. Tôn trọng đối tác
Tôn trọng đối tác chiến lược nghĩa là luôn đặt họ lên số 1, khi trò chuyện bạn phải dành hết mọi sự tập trung chuyên sâu cho câu truyện và mở màn quan sát, lắng nghe họ. Không nên trong lúc trò chuyện với người mua mà mắt liên tục hòn đảo xung quanh hoặc có những hành vi, những lời nói khó nghe .
Kỹ năng Giao tiếp hiệu suất cao
4. Kiên định quan điểm
Kinh doanh là làm ăn, đã làm ăn thì sẽ giành giật quyền lợi nên nhất quyết với quan điểm của mình, không nhường nhịn dù trong thực trạng nào. Một người mua mưu trí sẽ chọn những đối tác chiến lược có chính kiến, có kiên và quan điểm chứ không khi nào chọn đối tác chiến lược dễ biến hóa vì những tác động ảnh hưởng từ bên ngoài. Việc kiên trì với quan điểm cũng đã phần nào bộc lộ sự chuyên nghiệp của bạn trong giới kinh doanh thương mại .
5. Làm chủ cảm xúc khi giao tiếp với khách hàng
Cảm xúc của mỗi người đều khác nhau, nhất là so với những người hay nói nhiều. Nhưng khi tiếp xúc với người mua bạn hãy luôn tự nhắc nhở bản thân mình không để xúc cảm riêng của cá thể chi phối cuộc trò chuyện. Bởi như vậy rất dễ làm hỏng buổi chuyện trò, tệ hơn nữa họ hoàn toàn có thể nhìn nhận bạn là người không nhã nhặn và không đáng tin yêu để hợp tác cùng .
V. Nghệ thuật giao tiếp qua điện thoại
1. Khi bạn là người nghe
- Tránh để tình trạng người gọi độc thoại
Người gọi đến thường đã chuẩn bị sẵn sàng rất kỹ nội dung cuộc trò chuyện, họ sẽ dữ thế chủ động đi vào yếu tố chính. Họ sẽ nói theo những xu thế sẵn có, nhưng bạn đừng chỉ biết tĩnh mịch lắng nghe, mà hãy liên tục đáp lại những câu như “ Vâng, tôi hiểu ”, “ Vâng ”, “ Anh / chị cứ trình diễn quan điểm đi ạ, tôi vẫn đang nghe anh / chị nói ” … Những câu vấn đáp dù rất ngắn nhưng vẫn bộc lộ cho đối phương biết rằng mình vẫn đang lắng nghe họ nói và hiểu họ muốn nói gì .
- Giọng nói từ tốn vừa phải dễ nghe
Dù là bất kể cuộc gọi về chủ đề nào thì giọng nói vừa phải luôn luôn được ưu tiên. Âm lượng bạn phát ra lớn quá sẽ làm họ giật mình, không dễ chịu và cảm tưởng như bạn đang không muốn liên tục cuộc hội thoại này. Hơn nữa lại biểu lộ bạn là người không nhã nhặn, không tôn trọng người nghe. Tuy nhiên cũng không nên để thực trạng âm thanh quá bé khiến người nghe không hề nghe nổi bạn đang nói gì, việc này cũng không khác so với âm thanh quá lớn .
- Nghe điện thoại với thái độ niềm nở
Bạn đừng nghĩ khi giao tiếp qua điện thoại thông minh đối phương không nhìn thấy vẻ mặt của bạn thì mình muốn cau có, không dễ chịu thế nào cũng được. Lời nói sẽ tố cáo toàn bộ cử chỉ, hành động của bạn đó. Vì vậy, khi nhận điện thoại cảm ứng bạn hãy nghe với thái độ niềm nở, tích cực, luôn nở nụ cười vì họ sẽ cảm nhận được thái độ của bạn đó .
- Không vừa ăn vừa gọi điện thoại
Khi chuyện trò điện thoại cảm ứng bạn không nên nhà hàng siêu thị bất kể thứ gì, bởi điều đó hoàn toàn có thể khiến cho giọng nói của bạn bị biến hóa hoặc tệ hơn hoàn toàn có thể khiến cho cuộc chuyện trò bị gián đoạn, một điều chắc như đinh rằng bên kia đầu máy sẽ thuận tiện nhận ra việc bạn đang ẩm thực ăn uống khi chuyện trò với họ. Điều đó sẽ khiến đối phương có ấn tượng xấu vì họ nghĩ rằng bạn không tôn trọng họ và không xem trọng cuộc trò chuyện đó .
- Chuẩn bị sẵn bút và giấy tờ để ghi chú
Để chắc như đinh không bỏ sót những thông tin quan trọng của cuộc trò chuyện, hãy giữ thói quen để sẵn giấy và bút. Cách làm này cũng giúp cho bạn dữ thế chủ động khi vấn đáp những câu hỏi, vướng mắc của người gọi đến. Hành động xem chừng như đơn thuần và dễ làm nhưng lại đem lại hiệu suất cao rất cao đấy nhé .
- Không ngắt máy bất ngờ
Hãy tìm cách phủ nhận khôn khéo nếu bạn không muốn liên tục cuộc trò chuyện, không nên giật mình gác máy. Hành động này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy không dễ chịu và nếu bạn thao tác cho công ty, tổ chức triển khai nào đó hoàn toàn có thể sẽ bị họ phản ánh lên cấp trên của bạn bởi thái độ không lịch sự và trang nhã, không tôn trọng người khác của bạn .
- Nhắc lại nội dung cuộc gọi tóm tắt để gây ấn tượng
Khi sắp kết thúc cuộc trò chuyện, bạn nên nhắc lại những nội dung chính của cuộc gọi giữa hai người nhằm xác nhận thông tin đã trao đổi là chính xác. Đó cũng là cách thể hiện mức độ quan tâm của bạn đến những vấn đề của họ, họ cảm thấy được bạn tôn trọng và cũng là cách bạn lấy được lòng tin của người gọi.
2. Khi bạn là người gọi
- Giới thiệu qua về bản thân và mục đích cuộc gọi
Điều tiên phong khi mở màn cuộc gọi, người nghe cần biết bạn là ai, vì sao bạn gọi tới, mục tiêu của cuộc gọi này là gì. Khi nhận được tín hiệu nhấc máy từ đầu dây bên kia hãy nhanh gọn ra mắt bản thân mình và mục tiêu cuộc gọi để đối phương không kinh ngạc và không biết khởi đầu cuộc trò chuyện thế nào .
- Lựa chọn giờ gọi điện phù hợp
Bạn hãy xem xét thời hạn và thời gian gọi điện thoại cảm ứng. Hãy tránh thời hạn ngoài giờ thao tác như sáng sớm, buổi tối hoặc giờ nghỉ trưa. Bởi lúc này nhiều người đang bận việc riêng không chuẩn bị sẵn sàng tiếp chuyện, tệ hơn bạn sẽ khiến họ cảm thấy không dễ chịu vì bị quấy rầy. Bạn cũng nên tránh gọi vào đầu giờ thao tác, vì thời gian này thường thì mọi người đang phải lo xử lý việc làm, không có nhiều thời hạn rảnh để tiếp bạn. Vì vậy, hãy chọn thời gian thích hợp để cuộc trò chuyện qua điện thoại thông minh mang lại hiệu quả như mong ước của bạn
- Giọng nói nhẹ nhàng truyền cảm
Khi gọi điện cho người khác cần phải duy trì tính truyền cảm, dịu nhẹ trong giọng nói. Một giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm sẽ mang lại cảm xúc tự do, dễ chịu và thoải mái cho người nghe và để lại cho họ những ấn tượng tốt về bạn. Khi trò chuyện bạn cũng nên luôn nở nụ cười, vì dù đối phương không nhìn thấy bạn nhưng họ vẫn cảm thấy được bạn đang trò chuyện với họ bằng thái độ như thế nào .
- Chuẩn bị kỹ nội dung trước khi nói
Hãy lên kế hoạch đàng hoàng cho những câu hỏi trong cuộc trò chuyện, đừng để đến lúc gọi điện lại vừa nói vừa ậm ờ, vừa nghĩ khiến mất thời hạn và làm người nghe lo âu không biết đâu là mục tiêu của cuộc trò chuyện, nếu gặp người không dễ chiều hoàn toàn có thể họ sẽ khước từ cuộc gọi của bạn. Vì vậy, hãy viết trước tổng thể những gì bạn muốn nói ra giấy để cuộc giao tiếp qua điện thoại cảm ứng được suôn sẻ bạn nhé .
- Không sử dụng những thuật ngữ chuyên ngành hay từ ngữ khó hiểu
Khi gọi điện để tư vấn, thương lượng với đối tác chiến lược, người mua bạn nên sử dụng ngôn từ dễ hiểu, tránh dùng những thuật ngữ chuyên ngành, vì như vậy người mua của bạn sẽ không hiểu bạn muốn nói gì hoặc cho rằng bạn là người thích bộc lộ, nhưng lại biểu lộ không đúng chỗ .
- Nói lời chào lịch sự trước khi kết thúc cuộc gọi
Việc chào đối phương khi kết thúc cuộc trò chuyện là phép lịch sự và trang nhã tối thiểu mà ai cũng cần trang bị. Đừng kết thúc cuộc gọi khi chưa để lại lời tạm biệt nếu không bạn sẽ mất điểm trong mắt của đối phương. Một câu chúc tốt đẹp, hay một lời tạm biệt mở, lời cảm ơn đến người đã nghe điện thoại cảm ứng … sẽ giúp cho đối tác chiến lược của bạn cảm thấy vui tươi hơn và cũng cho thấy bạn là người nhã nhặn, chu đáo trong việc làm .
VI. Ví dụ về kỹ năng giao tiếp
Những trường hợp khó cần kỹ năng và kiến thức giao tiếp tốt
1. Các tình huống trong giao tiếp và cách ứng xử
- Tình huống “lạt mềm buộc chặt”
Lạt mềm buộc chặt ở đây có nghĩa là trường hợp cần đối đáp mềm mỏng nhưng lại mang ý nghĩa sâu xa. Đối với nhiều quan điểm phê bình, phản đối của đối phương, không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, nặng nề mà nhiều khi nên dùng lời nói nhẹ nhàng nhưng tiềm ẩn những ý nghĩa sâu xa vừa nâng cao tính cẩn trọng cho đối phương vừa biểu lộ bản thân là con người tinh xảo .
- Tình huống chuyển bại thành thắng
Trong đời sống nhiều khi ta bị đẩy vào trường hợp bất lợi, có rủi ro tiềm ẩn thất bại, lúc đó yên cầu phải bình tĩnh, tâm lý ngay đến những hậu quả xấu nhất hoàn toàn có thể xảy ra ( chuẩn bị sẵn sàng tâm thế chuẩn bị sẵn sàng đồng ý ). Trong tình thế này phải thật bình tĩnh không được nóng vội kẻo hỏng lại càng hỏng. Thật bình tĩnh tìm lối thoát cho bản thân như tìm kiếm xem có cách gì để hạn chế mức thấp nhất những mối đe dọa gây ra. Không thể thắng ròn rã thì cũng đã thắng tình thế đúng không nào ?
- Tình huống sử dụng sự hài hước
Laphôngten từng nói “ Khi bạn nổi cáu ta hãy đùa lại một câu “. Bởi vậy mới thấy vui nhộn là tác nhân quan trọng trong ngôn từ giao tiếp. Đó là ” chiếc van an toàn ” cho mọi cuộc xung đột, là chìa khóa để mở ” cánh cửa lòng “. Lời đối đáp khôn ngoan, mưu trí, dùng ngôn từ vui nhộn để phê phán thường mang lại hiệu suất cao lớn hơn nhiều. Bởi thế khi kể một câu truyện cười hoặc một lời đối đáp có nội dung, cách nói vui nhộn thường làm cho không khí vui nhộn, điều tiết được tình cảm, nhắc khéo người khác mà không làm họ bực mình. Tất nhiên cái gì quá cũng không tốt, tính vui nhộn chỉ có tính năng khi sử dụng đúng chừng mực, quá đà thì ranh giới giữa vui nhộn và vô duyên lại mỏng mảnh hơn cả tờ giấy đấy nhé .
- Tình huống đi thẳng và đúng trọng tâm vấn đề
Đôi khi không phải yếu tố nào cũng nói quanh co là hay, là mê hoặc mà phải bày tỏ quan điểm, thái độ của mình một cách thẳng thắn, nhất quyết. Lúc đó phải diễn đạt vào thẳng nội dung chính của yếu tố để biểu lộ ý chí và lòng tin ở bản thân. Đối với những yếu tố then chốt không nên tỏ ra quá xem xét, đắn đo làm cho người nghe cảm thấy thiếu tin cậy, chần chừ .
- Tình huống nói ẩn ý
Khi không tiện nói thẳng ra vì nguyên do tế nhị nào đó, người ta thường nói ẩn ý. Ẩn ý ở đây có nhiều cách bộc lộ như dẫn dắt bằng một câu truyện rồi liên hệ qua làm người nghe tự hiểu yếu tố, hay cũng có lúc ẩn ý được dùng trải qua những câu ngụ ngôn. Tức là chọn những câu truyện ngụ ngôn có nội dung ẩn ý bên trong tương thích với mục tiêu khuyên răn, thuyết phục của mình để kể cho đối phương nghe. Người nghe phải tâm lý mới hiểu hết cái ẩn ý bên trong đó nên nếu ai không tinh xảo khó hoàn toàn có thể hiểu được những thông điệp người nói truyền tải .
- Tình huống phản bác khéo léo về ý kiến người đối diện
Cũng có lúc bạn gặp những người khăng khăng đưa ra cho bạn những yên cầu vô lý không hề triển khai được. Trước những trường hợp đó nhiều khi ta không hề bác bỏ thẳng thừng vì chạm lòng tự ái hoặc người không thỏa mãn nhu cầu với ta rồi liên tục quấy rối, cách đó cũng chưa làm cho người ta tự nhận thấy được những yên cầu của họ là vô lý. Xử lý tốt nhất là hãy thừa nhận đã, sau đó khôn khéo chỉ ra sự vô lý hoặc điều không hề triển khai được. Cũng hoàn toàn có thể cảnh tỉnh người đó bằng việc chỉ ra những điều bất lợi, sự nguy khốn nếu người đó cứ giữ nguyên quan điểm, nhắm mắt hành vi. Chú ý ngôn từ không nên nóng bức nhưng tỏ ra cương quyết .
- Tình huống thừa nhận trước chuyển hướng sau
Nếu người giao tiếp với bạn là cấp trên, người lớn tuổi, cha mẹ … mà bạn lại không đồng ý chấp thuận với quan điểm của họ thì bạn sẽ xử lý thế nào ? Bạn chớ phản đối và phê phán những quan điểm của đối phương. Bạn hãy tiếp thu quan điểm của họ, biểu lộ thái độ đồng cảm ở mức độ nào đó để hoàn toàn có thể làm giảm được sự cứng ngắc của đối phương, khiến họ bằng lòng nghe quan điểm của bạn. Song phải nắm vững nguyên tắc không được tỏ thái độ của mình ngang bằng với đối phương để tiếp sau đó dùng lời mà chuyển hướng, đổi khác cách nhìn nhận của đối phương, làm họ bằng lòng tiếp thu quan điểm của bạn .
- Tình huống bạn đồng minh
Khi tranh luận trước nhiều người cần bộc lộ quan điểm, bạn nên chú ý quan tâm rất đầy đủ đến thái độ của những người xung quanh, cần động viên được nhiều người nghe và ủng hộ quan điểm của mình. Nếu người nghe ủng hộ, đống ý với quan điểm đang trình diễn, sẽ tạo thành một sức mạnh to lớn, một sức ép ý thức làm đối phương không phản kích lại được .
- Tình huống không nhượng bộ khi bản thân có lý lẽ đúng
Trong quan hệ giữa người với người, tranh luận là một điều rất là thông thường và không hề tránh được. Không có tranh luận, điều phải trái không được phân định. Song tranh luận hoàn toàn có thể dẫn đến sự không tự do hoặc nhiều lúc xung đột. Nhưng hãy cứ bảo vệ quan điểm của mình nếu bạn cho nó là đúng nhé, chưa chắc nghe theo số đông đã là tốt .
- Tình huống thuyết phục bằng hành động
Trong giao tiếp, khi cảm thấy khó thuyết phục người khác nghe quan điểm của mình bằng lời nói, bạn hoàn toàn có thể dùng hành vi để thuyết phục. Thuyết phục bằng hành động thường hiệu suất cao lớn nhất. Thông qua việc làm, hành vi đơn cử hoàn toàn có thể làm cho đối phương đổi khác cách nghĩ, tình cảm, thái độ, đồng ý quan điểm của ta .
2. Một số tình huống giao tiếp và cách ứng xử thông minh
- Tình huống: Đồng nghiệp luôn nói bạn về trước giờ quy định trong khi bạn thường xuyên rời công sở rất muộn.
Cách giải quyết và xử lý : Bạn nên chấm hết câu truyện và cho thấy bạn chẳng lúng túng gì, dõng dạc nói “ Vâng, tôi làm xong việc hết rồi. Chào nhé ! ”. Vừa văn minh lịch sự và trang nhã lại ngắn gọn đúng không nào .
- Tình huống: Một đồng nghiệp nói xấu sau lưng bạn.
Cách giải quyết và xử lý : Đối mặt với người ấy, nhưng không mở màn bằng cách phỏng vấn. Hãy đợi đến khi hoàn toàn có thể gặp riêng người ấy và nói những gì bạn nghe mà không có ý buộc tội họ .
- Tình huống: Đồng nghiệp nghĩ công sở là chiến trường và sẽ làm mọi việc để giành lợi thế.
Cách giải quyết và xử lý : Nên tạo khoảng cách với người này. Nếu có ai đó “ nhòm ngó ” việc làm của bạn, đừng để họ có thời cơ. Đừng nói về dự án Bất Động Sản mới của bạn, đừng san sẻ chuyện riêng của bạn trong những lúc vui tươi .
- Tình huống: Sếp muốn biến công việc của bạn thành địa ngục và bạn không muốn nghỉ việc.
Cách giải quyết và xử lý : Tập trung vào việc làm. Đừng mang việc làm về nhà. Bạn sẽ giảm được căng thẳng mệt mỏi do người sếp “ không dễ chiều ” và cho họ thấy bạn ở đây vì một nguyên do : thao tác. Nếu vẫn không có tính năng, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng một hồ sơ xin việc mới .
VII. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng lắng nghe vô cùng quan trọng trong giao tiếp
Có nhiều loại hình kĩ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.
1. Lắng nghe tích cực
Kỹ năng lắng nghe là kĩ năng thiết yếu trong quy trình giao tiếp với người đối lập, đặc biệt quan trọng so với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung chuyên sâu lắng nghe những câu truyện đời thường, san sẻ những khó khăn vất vả trong việc làm cũng như trong đời sống bằng cách nghiên cứu và phân tích, góp phần sáng tạo độc đáo và hỏi thêm thông tin, … sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân thương giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng thao tác .Cũng nên quan tâm rằng để đạt hiệu suất cao giao tiếp tối ưu, bạn nên gạt bỏ sự sống sót của điện thoại cảm ứng hay mạng xã hội – những tác nhân làm bạn xao lãng, khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và người nghe cảm thấy không được tôn trọng .
2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe
Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.
3. Sự thân thiện
Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt.
Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hay sếp bằng những câu hỏi đời thường về quê quán, nơi ở, thời tiết hay tình trạng sức khỏe với thái độ tích cực và luôn giữ nụ cười trên môi kèm theo những lời khen ngợi, chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.
4. Sự tự tin
Tự tin là yếu tố then chốt cho việc biểu lộ một ý tưởng sáng tạo như phát biểu, góp phần quan điểm tại cuộc họp. Sự tự tin được bộc lộ qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và lan rộng ra vai khi trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh thương mại hoặc đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công xuất sắc trong việc thuyết phục những nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước .
5. Trao đi và tiếp nhận phản hồi
Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.
6. Âm lượng và sự rõ ràng
Chất lượng giao tiếp cũng phụ thuộc vào âm lượng và sự rõ ràng. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh âm lượng của giọng nói hoặc của các phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh truyền tải đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào. Âm thanh quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe không cảm thấy được tôn trọng.
7. Sự đồng cảm
Cảm xúc là mẫu sản phẩm của quy trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng người tiêu dùng giao tiếp ( người nghe ) góp thêm phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục tiêu giao tiếp .Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với người mua tức giận hoặc phẫn nộ, trách nhiệm của nhân viên cấp dưới bán hàng ( chủ thể giao tiếp ) là giúp hạ nhiệt và biến hóa xúc cảm đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe : ” Trước hết, xin được xin lỗi hành khách vì sự phiền phức này “. Khi lắng nghe những quan điểm của người mua, nhân viên cấp dưới bán hàng hoàn toàn có thể có những gợi ý khi giải đáp những nhu yếu của người mua .
8. Sự tôn trọng
Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.
9. Hiểu thông điệp của ngôn ngữ kí hiệu
Bên cạnh lời nói thì những ngôn từ kí hiệu cũng phát huy tính năng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành vi giơ ngón tay cái hoàn toàn có thể là tín hiệu nhiệt liệt đống ý với những quan điểm được đưa ra. Ngược lại, hãy bảo vệ bạn gửi thông điệp tương thích so với đối tượng người tiêu dùng giao tiếp ( người nghe ) nhé .
10. Sẵn sàng phản hồi
Phản hồi một cách nhanh gọn so với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ những sáng tạo độc đáo tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải tổ hiệu suất cao giao tiếp .
VIII. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp
- Bình tĩnh lắng nghe, không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước đó.
- Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo.
- Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng.
- Không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay.
- Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật.
- Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp.
- Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
- Sử dụng chủ ngữ “tôi” hay “chúng ta” phù hợp từng hoàn cảnh.
- Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.
- Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người.
- Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp.
- Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
- Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện.
- Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt.
- Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng.
IX. Kết luận
Nói tóm lại, kỹ năng giao tiếp rất quan trọng trong cuộc sống thường ngày đặc biệt hơn là kỹ năng giao tiếp với khách hàng, kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp là điều không ai phủ nhận nên mỗi người cần học hỏi, trau dồi nó nhiều hơn nữa bằng các tình huống thực tế góp phần làm cho cuộc sống văn minh, hiện đại hơn.
Source: http://thoitrangviet247.com
Category: Blog thời trang
